El Project Manager y su papel en las agencias de traducción

Publicado en la revista Business Mail, disponible aquí


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El cliente envía un correo con los documentos al Project Manager (PM) de la agencia de traducción; el PM envía los documentos al traductor; el traductor envía su trabajo al PM; el PM envía la traducción al cliente. ¿Es esto lo que realmente sucede en una agencia de traducción? La respuesta es no.

Antes que nada, es importante aclarar que en una agencia de traducción existe (o debería existir) el cargo de Project Manager; así como existen los traductores, los cargos comerciales, contables y demás. El PM de una agencia de traducción es la persona encargada de gestionar las etapas de un proyecto de traducción de principio a fin. Como parte de su rol, recibe y responde solicitudes del cliente por diferentes medios, soluciona problemas, enfrenta retos y toma decisiones que, como en cualquier profesión, se deben basar en el tiempo, el costo y la calidad.

El PM hace más que enviar y recibir correos con traducciones. Cuando recibe un documento para traducir; analiza el contenido, selecciona y coordina los recursos humanos (¿quiénes son los traductores más indicados y cuántos se necesitan?, si se requiere un líder lingüístico, ¿quién será?); revisa el formato de los archivos (¿se requiere diagramación?); establece el cronograma de entregas y supervisa su cumplimiento. Todo esto plasmado en herramientas de gestión. Además, no hay que olvidar que el PM no maneja uno, sino varios proyectos de traducción a la vez.

Uno de los mayores retos diarios es cumplir con los requerimientos específicos de los clientes, lo que incluye sus solicitudes urgentes. Las agencias de traducción deben contar con traductores de planta y suficiente información de proveedores (traductores externos) para asignarles estos trabajos y así responder a este tipo de solicitudes.

Cuando se trata de proyectos grandes, por lo general el PM programa una reunión con el equipo de lingüistas que participarán, en la cual les habla sobre el cliente, el tema y las características de los documentos a traducir; les comparte instrucciones del cliente, guías de estilo, bases de términos, cronogramas y cualquier otro asunto pertinente para asegurar que todos están sintonizados con el desarrollo del proyecto.

El Project Manager es un enlace entre las partes que intervienen en el proyecto: el cliente, el equipo de planta (traductores, revisores, personal de diagramación, el área contable, el gerente de cuenta) y los proveedores. Para cumplir con esta labor, el PM debe ser una persona organizada, proactiva y paciente; capaz de trabajar bajo presión, de establecer prioridades, realizar varias tareas simultáneamente, además de contar con excelentes habilidades comunicativas, capacidad para liderar equipos y para tomar decisiones en el momento indicado. De modo que la función del PM resulta en beneficios para el cliente, pues se encarga de que se sigan sus instrucciones y de que el proyecto sea un éxito.

Gracias al PM, el cliente recibe una atención personalizada, comunicación directa y efectiva antes, durante y después de la realización del proyecto, lo que le permite conocer su progreso, resolver dudas terminológicas, confirmar ajustes a fechas de entrega, entre otros asuntos. Dado que el PM conoce y entiende el papel que la traducción cumple en la compañía de su cliente, las comunicaciones con éste fluyen naturalmente, generando una mejor experiencia para el cliente.

Para desempeñar su papel de manera óptima, el PM de una agencia de traducción debe disponer de plataformas tecnológicas que le permitan gestionar proyectos lingüísticos (organizar el flujo de trabajo, ver el estado de las tareas y realizar seguimiento); sin embargo, es su esfuerzo y capacidad humana lo que le permite anticipar y resolver cualquier asunto que pueda afectar negativamente el desarrollo del proyecto y a la final, entregar un servicio personalizado y de calidad a cada cliente.

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